Conserver les pièces au format numérique :dix ans, lisibles et prouvables.

Les délais fixés par la loi

Le point de départ est l’art. 958f CO. Les livres de comptes, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision se conservent dix ans, et le délai court dès la fin de l’exercice.^[3] Pour un exercice qui se termine le 31 décembre 2026, les pièces courent donc jusqu’à la fin de 2036. Une facture de janvier 2026 se conserve près de onze ans, une facture de décembre tout juste dix. Qui trie selon la date du document efface régulièrement trop tôt.

La TVA compte autrement. L’art. 70 al. 2 LTVA exige la conservation des livres, pièces, papiers d’affaires et autres documents jusqu’à l’entrée en force de la prescription absolue de la créance fiscale, et il réserve expressément l’art. 958f CO.^[10] Cette limite absolue tombe dix ans après la fin de la période fiscale durant laquelle la créance est née. La prescription ordinaire du droit de taxation est de cinq ans et peut être interrompue, la limite de dix ans ne peut pas l’être.^[11] En pratique, les deux délais se recoupent, seul le point de départ diffère : l’exercice d’un côté, la période fiscale de l’autre.

Une exception allonge nettement le délai. Les documents nécessaires au calcul du dégrèvement ultérieur de l’impôt préalable et de la prestation à soi-même sur des biens immobiliers se conservent vingt ans.^[10] Cela touche aussi les petites structures dès qu’elles achètent un entrepôt, transforment un local commercial ou utilisent une partie d’un bâtiment à des fins professionnelles. Qui importe des marchandises garde en plus le droit douanier à l’esprit : les données et documents utilisés en application de la loi sur les douanes doivent être conservés avec soin et méthode et protégés des influences dommageables.^[18]

Les délais courent en parallèle. En cas de doute, c’est le plus long qui compte, et c’est lui qui dit quand un dossier annuel peut vraiment être effacé.

Ce qui doit aller aux archives

Selon l’art. 957a al. 3 CO, constitue une pièce comptable tout document écrit, sur papier ou sous forme électronique ou comparable, nécessaire pour comprendre l’opération à la base d’une écriture.^[2] Cette définition est plus large que ne le pensent la plupart des exploitants de boutique. Ce n’est pas le support qui tranche, mais la question de savoir si l’écriture reste explicable sans le document.

Dans le commerce en ligne, cela comprend régulièrement :

• les factures et notes de crédit de la boutique, y compris les crédits partiels après un retour
• les rapports de versement des prestataires de paiement, car seuls eux expliquent l’écart entre la valeur de la commande et le montant réellement crédité
• les décisions de taxation douanière et les décomptes des transitaires en cas d’importation
• les listes d’inventaire et les évaluations de stock à la date de clôture
• les accords avec les fournisseurs lorsqu’ils fondent une écriture, par exemple des ristournes ou des bonus annuels
• les journaux de la boutique et de la comptabilité lorsque des pièces sont créées ou comptabilisées automatiquement^[7]

L’obligation ne dépend pas de la taille de l’entreprise. Les raisons individuelles et les sociétés de personnes relèvent de la comptabilité et de la présentation des comptes complètes dès 500’000 francs de chiffre d’affaires lors du dernier exercice ; en dessous, il suffit de tenir des comptes sur les recettes, les dépenses et la situation patrimoniale, les principes de la tenue régulière de la comptabilité s’appliquant par analogie.^[1] Cette entreprise doit elle aussi conserver les documents qui étayent ses chiffres.

Papier, numérique ou les deux

L’art. 958f al. 3 CO autorise la conservation sur papier, sous forme électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que la concordance avec les opérations et les faits qui en sont le fondement soit garantie et que les documents puissent être rendus lisibles en tout temps.^[3] Il y a là deux conditions et non une seule. Le fichier doit correspondre à l’opération, et il doit encore s’ouvrir dans dix ans.

Seuls le rapport de gestion et le rapport de révision restent écrits et signés.^[3] Tout le reste peut rester sans papier. La TVA n’ajoute plus de régime particulier : l’art. 122 OTVA renvoie, pour la transmission et la conservation des pièces sans papier, aux art. 957 à 958f CO et à l’ordonnance sur les livres de comptes.^[13] Qui respecte le droit commercial respecte donc aussi le droit fiscal.

La tendance va dans le même sens. Depuis le 1er janvier 2025, l’art. 123 OTVA prescrit la procédure électronique pour l’inscription comme assujetti, pour la remise du décompte, pour les corrections ultérieures et pour le décompte annuel, d’autres démarches suivant dès le 1er janvier 2027.^[14] L’échange avec l’administration est numérique ; dans beaucoup d’entreprises, les archives derrière ne le sont pas.

Ce qu’exige l’ordonnance

Les détails figurent dans l’ordonnance de 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes. Elle ne nomme ni produit ni logiciel, seulement des qualités que des archives doivent présenter :

• Intégrité. Les livres et les pièces doivent être tenus et conservés de manière à ce qu’il ne soit pas possible de les modifier sans que la modification soit décelable.^[4]
• Documentation. L’organisation, les compétences, les procédures et l’infrastructure doivent figurer dans des instructions de travail compréhensibles, tenues à jour et conservées aussi longtemps que les livres eux-mêmes.^[5]
• Disponibilité. Les personnes autorisées doivent pouvoir consulter et vérifier les documents dans un délai raisonnable jusqu’à la fin du délai de conservation, et le personnel comme les moyens nécessaires doivent rester disponibles.^[6]
• Ordre dans les archives. Les informations archivées doivent être séparées des informations courantes ou clairement signalées, inventoriées, protégées contre les accès non autorisés, et les accès doivent être journalisés. Ces journaux relèvent de la même obligation de conservation.^[7]
• Vérification et migration. Les supports doivent être contrôlés régulièrement quant à leur intégrité et leur lisibilité. Un changement de format ou de support est permis, mais il doit préserver l’exhaustivité, l’exactitude, la disponibilité et la lisibilité, et le transfert doit être consigné.^[9]

Nuage, serveur, logiciel de comptabilité

L’art. 9 Olico distingue deux types de supports. Les supports non modifiables, comme le papier, les supports d’images ou les disques inscriptibles une seule fois, sont admis sans autre condition. Les supports modifiables ne le sont que si l’intégrité est assurée par des procédés techniques tels que la signature numérique, si le moment de l’enregistrement reste prouvable de façon inaltérable, par exemple au moyen d’un horodatage, si les prescriptions applicables sont respectées et si les procédures ainsi que leurs journaux sont documentés et conservés. Un support est réputé modifiable lorsque les modifications ou les effacements ne sont pas prouvables.^[8]

Cela règle la pratique la plus répandue dans le commerce en ligne. Le portail PME de la Confédération indique qu’un enregistrement dans le nuage ne remplit pas la condition des supports non modifiables et relève donc des exigences plus strictes applicables aux supports modifiables. Il recommande en outre des formats adaptés à l’archivage comme le PDF/A ainsi que le maintien des appareils et programmes nécessaires.^[16] Un dossier partagé rempli de scans ne constitue pas des archives tant que personne ne peut établir à quel moment un fichier y est arrivé et qu’il n’a pas changé depuis.

Ce qui compte n’est pas l’endroit où se trouve le fichier, mais la preuve que rien n’a été modifié sans que cela se voie.

Il n’en découle aucune obligation de signer. L’Administration fédérale des contributions indique qu’elle ne voit pas la nécessité d’exiger des signatures qualifiées en matière de TVA et qu’une pièce n’a pas à porter la signature électronique d’une personne physique. D’autres signatures et cachets au sens de la loi sur la signature électronique conviennent également pour établir l’origine et l’intégrité.^[15] Travailler sans signature est possible, à condition de laisser d’autres traces solides : horodatages, procès-verbaux de contrôle, classement à piste d’audit.

Conserver et effacer en même temps

La loi sur la protection des données exige que les données personnelles soient détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement.^[17] Cela ne contredit pas l’obligation de conservation, puisqu’une obligation légale constitue elle-même une finalité. Mais cela suppose une séparation que beaucoup de boutiques n’ont pas.

Les pièces comptables restent dix ans parce que la loi le veut. Les historiques de recherche, les paniers abandonnés, les profils d’audience, les conversations de chat et les clics sur les newsletters ne restent pas, car aucune obligation de ce type ne les couvre. L’entreprise qui garde les deux dans la même fiche client finit par effacer soit trop, soit trop peu. Deux zones séparées règlent la question : des archives avec des dossiers annuels pour la comptabilité, et l’exploitation courante avec ses propres délais d’effacement par type de données. Cet article est une mise en perspective et non un conseil juridique ou fiscal ; pour votre propre classement, un examen professionnel en vaut la peine.

Comment organiser vos archives

L’effort porte sur les décisions, pas sur la technique. Cet ordre fonctionne bien :

1. Lister les types de pièces, de la facture de la boutique au rapport de versement jusqu’à la taxation douanière, et noter pour chacun quel système détient l’original.
2. Choisir des formats encore lisibles dans dix ans, par exemple le PDF/A pour les documents et le CSV pour les extractions.^[16]
3. Assurer l’intégrité techniquement : horodatage au moment du classement, journal des modifications, droits d’accès par rôle.^[8]
4. Rédiger l’instruction de travail. Deux pages suffisent : qui classe, où, dans quel format, qui vérifie et quand, qui peut effacer.^[5]
5. Clore le dossier annuel après le bouclement et le séparer de l’exploitation courante, afin que la limite des archives soit claire.^[7]
6. Une fois par an, ouvrir un échantillon, contrôler la lisibilité et l’exhaustivité, puis consigner le résultat.^[9]
7. Tenir à côté un concept d’effacement pour les données personnelles, avec un délai propre à chaque type de données.^[17]

Presque tout ce qui se fait aujourd’hui à la main peut être automatisé. Les pièces de la boutique, du prestataire de paiement et du transitaire arrivent dans un dépôt qui les trie par exercice et par type, consigne chaque arrivée avec l’heure et l’origine, et relie l’écriture dans bexio ou un autre système au fichier. Le contrôle annuel de lisibilité devient une tâche avec liste de contrôle et procès-verbal au lieu d’une bonne intention. C’est là que core.iq intervient : non pas pour les archives en soi, mais pour la chaîne qui va de la commande à la pièce classée.

Deux points méritent une attention particulière. D’abord les rapports de versement des prestataires de paiement, parce qu’en cas de contrôle ils font le pont entre le chiffre d’affaires de la boutique et le crédit bancaire. Ensuite les journaux, parce qu’ils sont la seule trace que laisse un support modifiable. Sans eux, il ne reste que la libre appréciation des preuves, et elle part de zéro.^[12]

Questions fréquentes