Mahnlauf automatisieren:Fristen, Verzugszins und Ausnahmen.

Was das Gesetz vorgibt

Der Ausgangspunkt steht in Art. 102 OR: Ist eine Verbindlichkeit fällig, wird der Schuldner durch die Mahnung des Gläubigers in Verzug gesetzt. Wurde für die Erfüllung ein bestimmter Verfalltag verabredet, kommt er schon mit Ablauf dieses Tages in Verzug.^[1] Für den Alltag heisst das: Wer auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum nennt, braucht für den Verzug keine zusätzliche Mahnung.

Art. 104 OR regelt den Preis des Wartens. Bei Verzug mit einer Geldschuld sind Verzugszinsen von fünf Prozent im Jahr geschuldet, selbst wenn die vertragsmässigen Zinsen weniger betragen. Höhere vertraglich vereinbarte Zinsen können auch während des Verzugs verlangt werden, und unter Kaufleuten darf der höhere übliche Bankdiskonto am Zahlungsort angewendet werden, wenn er über fünf Prozent liegt.^[2] Entsteht ein grösserer Schaden als der Zins deckt, ist auch dieser zu ersetzen, sofern den Schuldner ein Verschulden trifft.^{[3, 4]}

Drei Stufen, die in der Praxis funktionieren

Mehr Stufen bedeuten nicht mehr Zahlungen, sondern nur mehr Arbeit. Drei reichen, wenn sie zuverlässig kommen:

Richtwerte aus der Praxis. Die Fristen sind frei wählbar, entscheidend ist, dass sie eingehalten werden.

Danach folgt die Betreibung. Das Betreibungsamt erlässt den Zahlungsbefehl mit der Aufforderung, binnen 20 Tagen zu zahlen.^[6] Der Schuldner kann innert zehn Tagen nach Zustellung Rechtsvorschlag erheben.^[7] Wurde die Betreibung nicht durch Rechtsvorschlag gestoppt, kann der Gläubiger frühestens 20 Tage nach Zustellung das Fortsetzungsbegehren stellen.^[8] Die Betreibungskosten trägt der Schuldner, vorschiessen muss sie der Gläubiger.^[5]

Was eine Betreibung kostet

Die Gebühr für den Zahlungsbefehl hängt vom Forderungsbetrag ab.^[9]

Gebühren nach Art. 16 GebV SchKG, zuzüglich Posttaxen. Stand der Quelle: 18.09.2026.

Was bexio selbst kann

bexio bietet seit Sommer 2026 einen automatischen Mahnprozess. In den Einstellungen unter Mahnstufen lässt sich je Stufe festlegen, ob die Erinnerung vor oder nach dem Fälligkeitsdatum ausgelöst wird und wie viele Tage der Kunde für diese Stufe Zeit hat. Der Versand erfolgt per E-Mail über Vorlagen.^{[11, 12]} Daneben bleibt der manuelle Weg über den Mahnlauf bestehen, der Sammelmahnungen erzeugt.^[13]

Was eine eigene Automation ergänzt

Der eingebaute Ablauf deckt den Normalfall ab. Eine eigene Automation setzt dort an, wo Regeln über den Versand hinausgehen. Die bexio-Schnittstelle liefert dafür offene Posten, Rechnungen, Zahlungen, Kontakte und Dateien.^{[14, 15]}

• Ausnahmeliste: Kunden, mit denen gerade eine Ratenzahlung oder eine Reklamation läuft, werden übersprungen, ohne dass jemand die Automatisierung ausschaltet.
• Schwellen: Kleinbeträge unter einer festgelegten Grenze gehen nicht in die Betreibung, sondern werden gesammelt oder abgeschrieben.
• Zweiter Kanal: Nach der zweiten Mahnung eine Aufgabe für den Innendienst oder eine kurze Nachricht statt nur einer weiteren E-Mail.
• Protokoll: Jeder Versand mit Zeitpunkt, Empfänger und Stufe, damit im Streitfall nachvollziehbar ist, was wann rausging.
• Übergabe: Bei Erreichen der letzten Stufe entsteht automatisch das Dossier für die Betreibung oder das Inkasso.
• Sperre im Shop: Wer über der Schwelle offener Posten liegt, sieht den Rechnungskauf beim nächsten Einkauf nicht mehr.

Der grösste Gewinn liegt dabei weniger in der Technik als in der Gleichmässigkeit. Ein Mahnlauf, der jeden Dienstagmorgen ohne Nachfrage läuft, holt Zahlungen früher herein als einer, der nur dann stattfindet, wenn jemand Zeit hat. Messbar wird das an zwei Zahlen: an der durchschnittlichen Zeit zwischen Rechnungsdatum und Zahlungseingang und am Anteil der Rechnungen, die über die zweite Stufe hinaus offen bleiben. Beide lassen sich aus den offenen Posten in bexio ohne Zusatzaufwand berechnen und monatlich per E-Mail verschicken.^[14]

So führen Sie den Mahnlauf ein

1. Zahlungsfrist auf die Rechnung schreiben: Ein konkretes Datum setzt den Verzug ohne zusätzliche Mahnung in Gang.^[1]
2. AGB prüfen: Ohne vertragliche Grundlage keine Mahngebühren.^[10]
3. Stufen und Fristen festlegen: Drei Stufen, klare Abstände, eine Person als Eskalationsstelle.
4. Ausnahmen definieren: Ratenzahlung, Reklamation, Grosskunden mit eigener Vereinbarung.
5. Automatik einschalten: Entweder in bexio oder über eine Automation, aber nicht beides parallel.^[11]
6. Nach vier Wochen messen: Wie viele Rechnungen sind noch offen, und wie hat sich die durchschnittliche Zahlungsdauer verändert?

Häufige Fragen