bexio automatisieren:Rechnungen und Zahlungen ohne Abtippen.

Was bexio selbst schon automatisiert

bexio ist eine der verbreitetsten Business-Softwares für Schweizer KMU. Laut einer Mitteilung vom Februar 2026 nutzen über 100’000 Unternehmen die Lösung; bexio gehört vollständig zur Mobiliar.^[1] Für den Zahlungsverkehr nennt bexio über 60 Bankverbindungen. Zahlungseingänge werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen, und Zahlungsaufträge für Lieferantenrechnungen gehen direkt ins E-Banking.^[2]

Belege lassen sich mit der App bexio Go fotografieren und hochladen. bexio bezeichnet die Ablage selbst als digitale Ablage und nicht als zertifiziertes Archiv; das Digitalisierungsverfahren muss das Unternehmen dokumentieren. Eine automatische Texterkennung der Belege beschreibt bexio auf dieser Seite nicht.^[3] Genau hier setzen viele Automationen an: Belege werden gelesen, Lieferant, Betrag, Datum und MWST erkannt und als Vorschlag vorbereitet.

Der typische Weg vom Shop in die Buchhaltung

Im Onlinehandel entstehen die meisten Buchungen nicht in bexio, sondern im Shop. Ein vollständiger Ablauf umfasst in der Regel diese Schritte:

1. Bestellung im Shop, zum Beispiel in Shopify oder WooCommerce.
2. Kontakt in bexio suchen oder neu anlegen, mit sauber getrennter Adresse.
3. Rechnung mit Artikeln, Mengen und dem richtigen MWST-Satz erstellen.
4. Zahlung erfassen, entweder über die QR-Referenz im Bankimport oder über die Auszahlung des Zahlungsanbieters.
5. Abgleich und Gebühren verbuchen, inklusive Rückerstattungen und Fremdwährungen.

Für einzelne Schritte gibt es fertige Verbindungen. Im bexio Marketplace ist zum Beispiel ein WooCommerce-Connector von Helvy gelistet, der Bestellungen und Kundendaten überträgt; derselbe Anbieter hat eine Lösung für Shopify.^{[5, 6]} Wer mehrere Zahlungsarten, Marktplätze oder Sonderfälle hat, stösst mit Standardverbindungen aber oft an Grenzen.

Was die bexio API kann

Die bexio API ist eine REST-Schnittstelle mit der Basis-URL api.bexio.com/2.0, einzelne Endpunkte laufen unter Version 3.0. Die Anmeldung erfolgt über OAuth 2.0 mit OpenID Connect oder über einen Personal Access Token, der 60 Tage gültig ist und vollen Zugriff auf die Firmendaten gibt.^[4]

Quelle: bexio API documentation, abgerufen im September 2026.^[4]

Für die Praxis heisst das: Ereignisse wie neue Bestellungen kommen vom Shop, und bexio wird in sinnvollen Abständen abgefragt. Eine robuste Automation berücksichtigt das Rate Limit, wiederholt Anfragen bei Fehlern und protokolliert jede Buchung. Für produktive Systeme ist OAuth dem Personal Access Token vorzuziehen, weil der Token nach 60 Tagen abläuft und keine eingeschränkten Rechte kennt.

QR-Rechnung: die Frist im November 2026

Die QR-Rechnung wurde ab dem 30. Juni 2020 eingeführt, die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden per 30. September 2022 eingestellt.^[7] Seit dem 22. November 2025 sind in neu erstellten QR-Codes nur noch strukturierte Adressen erlaubt, also Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in getrennten Feldern.^[8]

Im Zahlungsverkehr gilt eine Übergangsfrist bis zum SIC-Release vom 20. November 2026. Zahlungen mit unstrukturierten Adressen und einem Ausführungsdatum danach weisen die Banken zurück.^[9] Für Onlineshops ist das ein praktisches Thema: Wenn Adressen im Shop als freier Text erfasst werden, müssen sie vor der Übergabe an bexio sauber aufgeteilt werden. Sonst entstehen fehlerhafte QR-Rechnungen oder Zahlungen.

Zahlungsanbieter richtig verbuchen

Bei Kartenzahlungen liegt die Schwierigkeit im Detail. Stripe verlangt in der Schweiz für Schweizer Karten 2,9 % plus CHF 0.30 pro Transaktion; für internationale Karten sind es 3,25 % plus CHF 0.30, bei Währungsumrechnung kommen 2 % dazu.^[16] Ausbezahlt wird der Nettobetrag, verbucht werden müssen Umsatz und Gebühren aber getrennt.

In der Praxis wird dafür ein Transitkonto für den Zahlungsanbieter und ein separates Gebührenkonto verwendet. Rückerstattungen brauchen eigene Buchungen, und Fremdwährungen erhöhen den Aufwand.^[17] Dazu kommen die richtigen MWST-Sätze: seit 2024 8,1 % als Normalsatz, 2,6 % als reduzierter Satz und 3,8 % für Beherbergung.^[15] Eine Automation kann Auszahlungen in ihre Bestandteile zerlegen und jede Bestellung ihrer Zahlung zuordnen.

Aufbewahrung und digitale Belege

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren, ab Ende des Geschäftsjahres. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erlaubt auch veränderbare Datenträger, wenn die Integrität geschützt ist, zum Beispiel mit Signaturen, Zeitstempeln und Protokollen. Die Daten müssen jederzeit lesbar sein.^{[10, 11]}

Für automatisierte Abläufe heisst das: Jeder Beleg sollte mit der zugehörigen Buchung verknüpft, unverändert abgelegt und nachvollziehbar protokolliert werden.

Warum sich das lohnt

Im Bürokratiemonitor 2022 des SECO bezeichneten 60 % der befragten Unternehmen ihren administrativen Aufwand als hoch oder eher hoch.^[13] Eine ältere Studie von Billentis für die Wirtschaftskammer Österreich schätzte die Kosten einer Eingangsrechnung auf Papier auf rund 13 Euro und 13 Minuten Bearbeitung.^[12] Die Zahl ist alt und nicht direkt auf die Schweiz übertragbar, zeigt aber, wie viel Zeit in einzelnen Belegen steckt.

Gleichzeitig verschiebt sich der Zahlungsverkehr weiter: eBill hatte Ende Juni 2026 über 4 Millionen Nutzende, 2025 liefen rund 93 Millionen Transaktionen darüber. LSV+ und BDD werden per 30. September 2028 eingestellt und durch eBill Direct Debit ersetzt.^[14]

Checkliste für Ihre bexio-Automation

• Welche Belege entstehen im Shop, welche per E-Mail oder Post?
• Sind Adressen strukturiert erfasst, damit QR-Rechnungen und Zahlungen ab November 2026 funktionieren?
• Wie werden Auszahlungen von Stripe, TWINT oder PayPal in Umsatz, Gebühren und Rückerstattungen zerlegt?
• Sind MWST-Sätze pro Artikel korrekt hinterlegt?
• Gibt es ein Protokoll für jede automatische Buchung und eine Stelle, an der Ausnahmen geprüft werden?
• Ist die Anmeldung an der API über OAuth gelöst und das Rate Limit berücksichtigt?

Häufige Fragen