Belege digital aufbewahren:zehn Jahre, lesbar und nachweisbar.

Welche Fristen das Gesetz vorgibt

Der Ausgangspunkt steht in Art. 958f OR. Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren, und die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.^[3] Für ein Geschäftsjahr, das am 31. Dezember 2026 endet, laufen die Belege damit bis Ende 2036. Eine Rechnung vom Januar 2026 ist also fast elf Jahre aufzubewahren, eine vom Dezember knapp zehn. Wer nach Belegdatum aufräumt statt nach Geschäftsjahr, löscht regelmässig zu früh.

Die Mehrwertsteuer rechnet anders. Art. 70 Abs. 2 MWSTG verlangt die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Belegen, Geschäftspapieren und sonstigen Aufzeichnungen bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung und behält Art. 958f OR ausdrücklich vor.^[10] Die absolute Verjährung tritt zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein, in der die Steuerforderung entstanden ist. Die gewöhnliche Festsetzungsverjährung beträgt fünf Jahre und lässt sich unterbrechen, die Zehnjahresgrenze dagegen nicht.^[11] Praktisch decken sich die beiden Fristen also, nur der Startpunkt unterscheidet sich: einmal das Geschäftsjahr, einmal die Steuerperiode.

Eine Ausnahme verlängert die Frist deutlich. Geschäftsunterlagen, die für die Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen nötig sind, sind zwanzig Jahre aufzubewahren.^[10] Das betrifft auch kleine Betriebe, sobald sie eine Lagerhalle kaufen, ein Ladenlokal umbauen oder ein Gebäude teils geschäftlich nutzen. Wer Waren importiert, hat zusätzlich das Zollrecht im Blick: Daten und Dokumente, die in Anwendung des Zollgesetzes genutzt werden, sind sorgfältig und systematisch aufzubewahren und vor schädlichen Einwirkungen zu schützen.^[18]

Die Fristen laufen nebeneinander. Im Zweifel gilt die längere, und sie entscheidet darüber, wann ein Jahresordner wirklich gelöscht werden darf.

Was genau ins Archiv gehört

Ein Buchungsbeleg ist nach Art. 957a Abs. 3 OR jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die nötig ist, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können.^[2] Diese Definition ist weiter, als die meisten Shopbetreiber annehmen. Nicht der Papierstatus entscheidet, sondern die Frage, ob die Buchung ohne den Beleg noch erklärbar ist.

Im Onlinehandel gehören darum regelmässig dazu:

• Rechnungen und Gutschriften aus dem Shop, einschliesslich Teilgutschriften nach Retouren
• Auszahlungsberichte der Zahlungsanbieter, denn nur sie erklären die Differenz zwischen Bestellwert und tatsächlicher Gutschrift
• Veranlagungsverfügungen und Abrechnungen der Spediteure bei Importen
• Inventurlisten und Lagerbewertungen auf den Abschlussstichtag
• Vereinbarungen mit Lieferanten, soweit sie eine Buchung begründen, etwa Rückvergütungen oder Jahresboni
• Protokolle aus Shop und Buchhaltung, wenn Belege automatisch erzeugt oder verbucht werden^[7]

Die Pflicht hängt nicht an der Unternehmensgrösse. Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterliegen ab 500’000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr der vollen Buchführung und Rechnungslegung, darunter genügt Buch über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, wobei die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss gelten.^[1] Aufbewahren muss aber auch dieser Betrieb, und zwar die Aufzeichnungen, die seine Zahlen belegen.

Papier, digital oder beides

Art. 958f Abs. 3 OR erlaubt die Aufbewahrung auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.^[3] Das sind zwei Bedingungen, nicht eine. Die Datei muss zum Geschäftsvorfall passen, und sie muss sich nach Jahren noch öffnen lassen.

In Papier und unterzeichnet bleiben nur Geschäftsbericht und Revisionsbericht.^[3] Alles andere darf papierlos liegen. Für die Mehrwertsteuer gibt es dabei kein Sonderregime mehr: Art. 122 MWSTV verweist für Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege auf die Art. 957 bis 958f OR und auf die Geschäftsbücherverordnung.^[13] Wer die handelsrechtlichen Anforderungen erfüllt, erfüllt damit auch die steuerlichen.

Der Weg zeigt in dieselbe Richtung. Seit dem 1. Januar 2025 schreibt Art. 123 MWSTV das elektronische Verfahren für die Anmeldung als steuerpflichtige Person, für die Einreichung der Abrechnung, für nachträgliche Korrekturen und für die jährliche Abrechnung vor, weitere Eingaben folgen ab dem 1. Januar 2027.^[14] Der Austausch mit der Verwaltung ist digital, das Archiv dahinter ist es in vielen Betrieben noch nicht.

Was die Geschäftsbücherverordnung verlangt

Die Einzelheiten stehen in der Geschäftsbücherverordnung von 2002. Sie nennt kein Produkt und keine Software, sondern Eigenschaften, die ein Archiv erfüllen muss:

• Integrität. Bücher und Belege sind so zu führen und aufzubewahren, dass Änderungen daran nicht unbemerkt bleiben können.^[4]
• Dokumentation. Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und Infrastruktur sind in verständlichen Arbeitsanweisungen festzuhalten, laufend zu aktualisieren und gleich lange aufzubewahren wie die Bücher selbst.^[5]
• Verfügbarkeit. Berechtigte Personen müssen bis zum Ende der Frist innert angemessener Frist Einsicht nehmen und prüfen können, und dafür sind Personal und Hilfsmittel bereitzuhalten.^[6]
• Ordnung im Archiv. Archivierte Informationen sind von den aktuellen zu trennen oder klar zu kennzeichnen, inventarisiert, vor unbefugtem Zugriff geschützt, und Zugriffe sind zu protokollieren. Diese Protokolle unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht.^[7]
• Prüfung und Migration. Informationsträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen. Ein Wechsel von Format oder Träger ist erlaubt, muss aber Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit erhalten und ist zu protokollieren.^[9]

Cloud, Laufwerk, Buchhaltungssoftware

Art. 9 GeBüV unterscheidet zwei Arten von Informationsträgern. Unveränderbare Träger wie Papier, Bildträger oder einmal beschreibbare Medien sind ohne weitere Auflagen zulässig. Veränderbare Träger sind es nur, wenn die Integrität durch technische Verfahren wie die digitale Signatur gesichert ist, der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar bleibt, etwa durch einen Zeitstempel, die geltenden Vorschriften eingehalten werden und die Abläufe samt Protokollen dokumentiert und mit aufbewahrt werden. Als veränderbar gilt ein Träger, wenn Änderungen oder Löschungen nicht nachweisbar sind.^[8]

Damit ist die häufigste Praxis im Onlinehandel geklärt. Das KMU-Portal des Bundes hält fest, dass eine Speicherung in der Cloud die Bedingung für unveränderbare Datenträger nicht erfüllt und deshalb den strengeren Anforderungen für veränderbare Träger unterliegt. Es empfiehlt zudem archivtaugliche Formate wie PDF/A und den Erhalt der nötigen Geräte und Programme.^[16] Ein geteilter Ordner mit Scans ist also kein Archiv, solange niemand belegen kann, wann eine Datei dort eintraf und dass sie seither unverändert ist.

Entscheidend ist nicht der Ort der Datei, sondern der Nachweis, dass nichts unbemerkt geändert wurde.

Eine Signaturpflicht lässt sich daraus nicht ableiten. Die ESTV hält fest, dass sie im Mehrwertsteuerbereich keine Notwendigkeit sieht, qualifizierte Signaturen zu verlangen, und dass ein Beleg nicht mit der elektronischen Unterschrift einer natürlichen Person versehen sein muss. Für Ursprung und Unverändertheit eignen sich auch andere Signaturen und Siegel nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur.^[15] Wer ohne Signatur arbeitet, braucht dafür andere belastbare Spuren: Zeitstempel, Prüfprotokolle, revisionssichere Ablage.

Aufbewahren und löschen zugleich

Das Datenschutzgesetz verlangt, Personendaten zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.^[17] Das steht nicht im Widerspruch zur Aufbewahrungspflicht, denn eine gesetzliche Pflicht ist selbst ein Zweck. Es verlangt aber eine Trennung, die viele Shops nicht haben.

Die Buchungsbelege bleiben zehn Jahre, weil das Gesetz es so will. Suchverläufe, verlassene Warenkörbe, Zielgruppenprofile, Chatprotokolle und Newsletter-Klicks bleiben nicht, weil für sie keine solche Pflicht besteht. Wer beides im gleichen Kundendatensatz hält, löscht am Ende entweder zu viel oder zu wenig. Zwei getrennte Zonen lösen das: ein Archiv mit Jahresordnern für die Buchhaltung, dazu der laufende Betrieb mit eigenen Löschfristen je Datenart. Dieser Beitrag ist eine Einordnung und keine Rechts- oder Steuerberatung, für die Beurteilung Ihrer Ablage lohnt sich eine fachliche Prüfung.

So richten Sie das Archiv ein

Der Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern in der Festlegung. Diese Reihenfolge bewährt sich:

1. Belegarten auflisten, von der Shoprechnung über den Auszahlungsbericht bis zur Zollveranlagung, und je Art festhalten, welches System das Original hält.
2. Formate wählen, die in zehn Jahren noch lesbar sind, etwa PDF/A für Dokumente und CSV für Auswertungen.^[16]
3. Integrität technisch sichern: Zeitstempel beim Ablegen, Protokoll über Änderungen, Zugriffsrechte je Rolle.^[8]
4. Arbeitsanweisung schreiben. Zwei Seiten genügen: wer legt ab, wohin, in welchem Format, wer prüft wann, wer darf löschen.^[5]
5. Jahresordner nach dem Abschluss schliessen und vom laufenden Betrieb trennen, damit klar ist, was Archiv ist.^[7]
6. Einmal im Jahr eine Stichprobe öffnen, Lesbarkeit und Vollständigkeit prüfen und das Ergebnis protokollieren.^[9]
7. Löschkonzept für personenbezogene Daten daneben führen, mit eigener Frist je Datenart.^[17]

Automatisieren lässt sich daran fast alles, was heute Handarbeit ist. Belege aus Shop, Zahlungsanbieter und Spedition laufen in eine Ablage, die nach Geschäftsjahr und Belegart sortiert, jeden Eingang mit Zeitpunkt und Herkunft protokolliert und die Buchung in bexio oder einem anderen System damit verknüpft. Die jährliche Lesbarkeitsprüfung wird zu einer Aufgabe mit Checkliste und Protokoll statt zu einem guten Vorsatz. Genau an dieser Stelle setzt core.iq an: nicht beim Archiv als Selbstzweck, sondern bei der Kette von der Bestellung bis zum abgelegten Beleg.

Zwei Punkte lohnen die Mühe besonders. Erstens die Auszahlungsberichte der Zahlungsanbieter, weil sie bei einer Prüfung die Brücke zwischen Shopumsatz und Bankgutschrift schlagen. Zweitens die Protokolle, weil sie die einzige Spur sind, die ein veränderbarer Datenträger hinterlässt. Fehlen sie, bleibt nur die freie Beweiswürdigung, und die beginnt bei null.^[12]

Häufige Fragen